Seguimiento periódico del modelo. Artículo 31 Bis 5. 6º C.P.

Se define como un proceso diseñado para proporcionarle una seguridad de que las políticas y procedimientos relativos al modelo de organización y gestión instaurado por la empresa son pertinentes, adecuados y operan eficazmente.

Así el artículo 31 Bis 5. 6º del Código Penal dice:

Los modelos de organización y gestión a que se refiere la condición 1ª del apartado 2 y el apartado anterior deberán cumplir los siguientes requisitos:…“Realizarán una verificación periódica del modelo y su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los haga necesarios”

Tal y como establece el Artículo 31 Bis del Código Penal así como las sucesivas Sentencias al respecto, las empresas serán responsables penalmente cuando hayan incumplido los deberes de supervisión vigilancia y control de su actividad; por tanto toda empresa deberá realizar un seguimiento periódico de todos los controles establecidos.

Consideramos estos datos como el motor de una empresa y ante una situación dinámica y cambiante como la actual, un control frecuente tendrá una ventaja añadida al disponer de una información actualizada, para dar un seguimiento a los resultados obtenidos y tener la capacidad de reacción suficiente para la toma de cualquier tipo de decisión con un alto grado de fiabilidad y acierto.

Este debido control  impone a la persona jurídica el deber de verificar periódicamente la eficacia del modelo instaurado. Aunque el texto del artículo 31 Bis no establece plazo ni procedimiento alguno de revisión, un adecuado modelo de organización debe contemplarlos expresamente. Además el modelo deberá ser revisado inmediatamente si concurren determinadas circunstancias que puedan influir en el análisis del riesgo, que habrán de detallarse, así como ante cambios que se produzcan en la organización o estructura del control o la actividad de desarrollada en la empresa.

El hecho de que se ponga de manifiesto infracciones relevantes no invalida necesariamente el programa de prevención, que puede haber sido diseñado e implantado adecuadamente sin llegar a tener una eficacia absoluta, reduciendo de forma significativa el riesgo de comisión del delito, ya que, además de posibilitar la detección de conductas criminales tiene una eficacia preventiva. Así, ante la existencia de incidencias o posibles conductas delictivas en el seno de la empresa se deberán llevar a cabo las pertinentes acciones correctivas para que las mismas no puedan volver a producirse.

Este requisito de verificaciones periódicas del modelo de organización y gestión se exige a la persona física que actúa como Compliance Officer en el seno de la empresa, que deberá llevar a cabo dentro de sus pertinentes funciones las de controlar periódicamente y hacer un seguimiento de las posibles incidencias que se manifiesten en la actividad de la empresa a través de los controles establecidos.

Puesta en marcha. Informes de seguimiento periódico

Esta labor tan precisa podrá llevarla a cabo el responsable de cumplimiento  normativo de una manera eficaz y sencilla a través de la plataforma SupervisorJurídico.

Mediante esta herramienta, el Compliance Officer podrá llevar a cabo un seguimiento periódico de cada una de sus empresas clientes y por periodos diferenciados. A través de la misma podremos realizar el seguimiento periódico correspondiente a la valoración de los controles relativos a las actividades de cada uno de los delitos afectos a la empresa  concreta. Así, el Compliance Officer verificará de forma continua la evolución del riesgo de la persona jurídica, indicándose si ha empeorado, mejorado o se mantiene igual al periodo anterior.

Las valoraciones de los controles dependerán de la calificación que los distintos responsables de actividad hayan hecho de los registros, proporcionándonos además el riesgo medio que existe a la fecha en que se realiza el seguimiento. Por tanto, este seguimiento nos permitirá que haya una tendencia a la mejora continua y el estado ideal sería que el riesgo medio tuviera un valor óptimo.

Las malas calificaciones que se observen en cada seguimiento  deberán corregirse levantando las no conformidades necesarias y estableciendo las acciones correctivas pertinentes. Así el seguimiento periódico nos ayudará a la mejora continua de la empresa advirtiéndonos de todas las incidencias que se detecten. En caso de que la empresa mejore se manifestará en una mayor eficacia del sistema, los controles serán menos frecuentes, llevaremos menos imputaciones de tiempo de los trabajadores y por tanto mejorará el rendimiento de la empresa.

Así mismo, el Supervisor podrá comprobar si los responsables cumplen con los registros pertinentes a través del histórico de valoraciones. Éste nos proporcionará tanto la fecha como la valoración que el responsable hizo de un determinado registro, lo que nos permitirá realizar un seguimiento exhaustivo de su actividad comprobando que realizó su trabajo en los distintos periodos que hubo de ser valorado.

Además cada uno de los seguimientos realizados deberán ser objeto de un informe confeccionado por el Supervisor donde se comenten todos los motivos que han provocado la evolución de mejoría, empeoramiento o igualdad. Dicho informe tendrá carácter confidencial y deberá ser comunicado al consejo de administración o al comité de cumplimiento en su caso quienes tomarán las medidas pertinentes.